EVRAK VE DOSYA HİZMETLERİ YÖNETMELİĞİ



 Evrak ve Dosya Hizmetleri Yönetmeliği

BİRİNCİ KISIM
Genel Esaslar

Amaç

Madde 1- Türkiye ve Orta Doğu Amme İdaresi Enstitüsü‘nde (Enstitü) evrak ve dosya işleri bu Yönetmelikte öngörülen esaslar çerçevesinde yürütülür.

Evrak ve Dosya İşlerini Yürüten Örgüt

Madde 2- Enstitü‘de evrak ve dosya işleri, Evrak ve Dosya Şefliği tarafından merkezi örgütlenme biçiminde yürütülür.

A. Evrak ve Dosya Şefliğinin Amacı:

1. Evrak ve dosya işlerinin, Enstitü görevlerinin en çabuk ve en iyi bir biçimde yürütülmesini,

2. Evrak ve dosyaların iyi ve güvenli bir şekilde saklamasını,

3. Dosyaların, işlemler için gerekli bilgiyi tam olarak verecek biçimde düzenlenmesini ve en kısa zamanda ilgililerin hizmetine hazır bulundurularak kararların sürat ve isabetle alınmasına yardımcı olmayı sağlamaktır.

B. Evrak ve Dosya Şefliğinin görevleri:

1. Evrak ve kolileri teslim almak,

2. Evrakı tasnif etmek,

3. Evrakı dosyasına koymak,

4. Dosya açmak, numaralamak,

5. Dosya Planının uygulanmasını sağlamak,

6. Dosya Planında yapılacak ek konularla ilgili işlemleri yerine getirmek,

7. Dosyasına bağlanmış evrakı işleme göndermek,

8. Dosyaları düzenli olarak tutmak ve saklamak,

9. Dosyaları işlemek,

10. Giden evrakın gönderme işlerini yapmak,

11. Dosyaların sürekli olarak ayıklanmasını ve belirli esaslar çerçevesinde arşive geçişini sağlamaktır.

C. Evrak ve Dosya Şefliğinin Bağlı Olduğu Makam:

Enstitü Evrak ve Dosya Şefliğinin bağlı olduğu ve direktif aldığı makam, Enstitü Genel Sekreterliğidir.

Evrak ve Dosya işlerinde Sorumluluk

Madde 3- A. Genel Müdürün ve Genel Müdür Yardımcısının sorumluluğu:

Bu yönetmelikte öngörülen esasların tam olarak uygulanmasından Genel Müdür ve onun adına Genel Müdür Yardımcısı sorumludur.

B. Genel Sekreterin Sorumluluğu:

Evrak ve dosya hizmetinin bu Yönetmelikte belirlenen esaslar içinde yürütülmesinden ve sistemin geliştirilmesini sağlamaktan Genel Sekreter sorumludur.

C. Öğretim Üye ve Yardımcıları ile Yöneticilerin ve İdari Personelin Sorumluluğu:

Enstitü‘de görevli öğretim üye ve yardımcıları ile tüm yöneticiler ve idari personel bu Yönetmelikte kurulan sistemin işlemesi için gereken özeni göstermekten ve sistemle ilgili istekleri tam olarak ve zamanında yerine getirmekten sorumludurlar.

D. Evrak ve Dosya Şefinin Sorumluluğu:

Enstitü Evrak ve Dosya Şefi kendisine verilen her türlü evrak ve dosya işlerini, bu Yönetmelik esasları ve Enstitü personeli ile uyum içinde, eksiksiz olarak, kaliteli biçimde ve çabuklukla yürütmekten sorumludur.

E. Evrak ve Dosya Memurlarının Sorumluluğu:

Evrak ve Dosya Memurları, bu Yönetmelik esasları ile şeflerinin vereceği direktife uygun olarak 2/B maddesinde yazılı görevleri düzenli, çabuk ve kaliteli biçimde yerine getirmekten sorumludurlar.

İKİNCİ KISIM
Evrak İşleri

Evrakın Tanımı

Madde 4- Bu Yönetmelikte evrak deyimi; açık, gizli, kişiye özel, ivedi, önemli ve değerli yazıları, raporları, telgrafları ve resmi işlem uygulanan her türlü öteki yazıları kapsamaktadır.

Gelen Evraka Uygulanacak İşlemler

Gelen Evrakın Alınması

Madde 5- a. Posta ile gelen ya da kuruluşların dağıtım memurlarının Enstitü‘ye getirdikleri evrak, Evrak ve Dosya Şefi ya da memurları tarafından teslim alınır.

b. Evrak zimmetli olduğu takdirde, alınırken dikkatle kontrol edilir. Gerekli görüldüğü hallerde yazının alındığı gün, saat ve dakika saptanarak zimmet defterinde belirtilir.

c. Enstitü Dağıtım Memuru, şöforü ya da öteki görevlileri tarafından postane ve dairelerden alınan evrak, en kısa zamanda Evrak ve Dosya Servisine verilir.

d. Genel Müdür, Genel Müdür Yardımcısı, Şube Müdürleri ve Genel Sekretere ilgililer tarafından verilen evrak, işleme konmadan Evrak ve Dosya Servisine gönderilir.

e. Kişiler adına özel olarak gelmekle birlikte, resmi nitelik taşıyan mektuplar, mektubu alanlar tarafından olağan işleme tabi tutulmak üzere, Evrak ve Dosya Şefliğine teslim edilir.

Gelen Evrakın Tasnifi

Madde 6- Enstitü‘ye gelen evrak, Evrak ve Dosya Şefi yoksa memurları tarafından;

a. Kişilere ait Özel Mektuplar,

b. İvedi ve Çok İvedi yazılar,

c. Çok Gizli, Gizli, Özel, Hizmete Özel ve Kişiye Özel yazılar,

d. Telgraflar,

e. Önemli ve Değerli yazılar,

f. Bunlar dışında kalan öteki olağan evrak olarak tasnif edilir.

Gelen Evrakın Dağıtımı

Madde 7- Tasnif işlemi tamamlanan evraktan;

a. Kişilere ait özel mektuplar sahiplerine gönderilir.

b. Çok Gizli, Gizli, Özel, Hizmete Özel ve Kişiye Özel yazılar zarfları açılmadan Genel Müdür Yardımcısına, yoksa Genel Sekreterliğe teslim edilir.

c. İvedi, Çok İvedi, Değerli ve Önemli yazılar ile Telgraflar derhal dosyasına bağlanarak hiç bekletilmeden Genel Müdür Yardımcısına ya da Genel sekretere sunulur.

d. Evrak ve Dosya Şefliğince, Çok Gizli, Gizli, Özel, Hizmete Özel, Kişiye Özel, İvedi, Çok İvedi, Değerli ve Önemli yazılar ile Telgrafların teslim alınma günü, ay, yıl ve saati bu amaçla düzenlenen deftere ve bu tür evrakı getirenlerin zimmet defterine yazılır, imza edilir.

e. Bunlar dışında kalan evrakın zarfları açılır, Dosya Planından ilgili olduğu dosya saptanır. Bu konuda önceden açılmış bir dosya bulunmuyor ve gerekli görülüyorsa yeni dosya açılır ve evrak dosyasına bağlanır.

Dosyasına Bağlanan Evrak

Madde 8- a. Önceden Enstitü yöneticileri tarafından verilen direktif uyarınca, evrak doğrudan doğruya ilgili görevliye gönderilecekse dosya üzerindeki işlem çizelgesine bu görevlinin adı ve o günkü tarih (gün, ay ve yıl olarak) yazıldıktan sonra, dosya ile birlikte kendisine gönderilir.

b. Bunlar dışında kalan evrak için Hatırlatma Kartı (Ek-1) doldurulur ve dosyalar Genel Müdür Yardımcısına gönderilir.

Evrakın Havalesi

Madde 9- Evrakın birimlere ve kişilere havalesi, 8 inci maddenin (a) fıkrasında belirtilen ayrıcalık dışında, Genel Müdür Yardımcısı tarafından, havale edilen görevlinin adı ve havale tarihi, gün, ay ve yıl olarak dosya üzerindeki işlem çizelgesine ya da evrak üzerine yazılarak yapılır.

Dosya, üzerinde işlem yapacak görevliden önce tekrar Evrak ve Dosya Servisinden geçirilerek, Dosya Hatırlatma Kartı üzerinden Genel Müdür Yardımcısının adının silinmesi, yerine bu görevlinin adının yazılması sağlanır.

Genel Müdür Yardımcısı 7,8 ve 9‘uncu maddelerde belirlenen yetkilerinden gerekli ve yararlı gördüklerini Genel Sekretere devreder.

Birden Çok Kişiyi İlgilendiren Evrakın Havalesi

Madde 10- Evrak birden çok kişiyi ilgilendiriyorsa Genel Müdür Yardımcısı tarafından dosya üzerindeki işlem çizelgesine ilgi sırasına göre gideceği kişilerin adları yazılır. Dosya ilk olarak en fazla ilgili olan kişiye gönderilir ve Hatırlatma Kartı buna göre doldurulur.

Bu kişi tarafından yapılması gerekli işlem tamamlanınca dosya kendisinden sonra gelen kişiye teslim edilir. Ayrıca bir Dosya Transfer Fişi (Ek-2) doldurulup durum Evrak ve Dosya Şefliğine bildirilerek Dosya Hatırlatma Kartı üzerindeki, adın, yeni duruma göre değiştirilmesine olanak verilir.

Diğer bir dosya transfer yöntemi, ilgilinin dosyayı kendisinden sonraki ilgiliye ulaştırılmak üzere Evrak ve Dosya Servisine iade etmesidir.

Bu durumlarda fotokopiden de yararlanılır.

Çok Gizli, Gizli, Özel, Hizmete Özel, Kişiye Özel ve İvedi Evrak

Madde 11- Çok gizli ve kişiye özel işaretli zarflar Genel Müdür ya da Genel Müdür Yardımcısı tarafından açılır.

Gizli, Özel, Hizmete Özel işaretli zarflar ise, Genel Müdür Yardımcısı, o yoksa ya da yetki verilirse Genel Sekreter tarafından açılır. Açılan evrakın gizli olarak işlem görmesi uygun görüldüğü takdirde, bunlar Gizli Evrak Kayıt Defterine işlenir, gerekli işlem yapıldıktan sonra evrak gizli dosya dolabına saklanır.

Bu tür yazıların dosyası Evrak ve Dosya Servisinde bulunuyorsa, bu dosyaya bir İlgi Fişi (Ek-3) takılır.

İşlemin gizli olarak yürütülmesine gerek görülmediği takdirde, evraka olağan işlemler uygulanır.

İvedi, çok ivedi yazılar derhal kaydedilir ve bekletilmeden işleme konur.

Evrakın Yanlış Dosya İle İlgilendirilmesi

Madde 12- Evrakın ilgilendirildiği dosya Evrak ve Dosya Şefliği tarafından yanlış olarak saptanarak evrak yanlış dosya ile işleme çıkarıldığı takdirde, ilgililer bu yanlışlığı Evrak ve Dosya Şefliğine haber vererek gerekli düzeltmenin yapılmasını sağlarlar.

Hatırlatma Kartı

Madde 13- Evrak ve Dosya Şefliği, işlem için servislere gönderilen her dosya için, bir Hatırlatma Kartı doldurarak dosyanın yerine koyar.

Servislerde Bulunan Dosyalarla ilgili Bir Yazı Geldiğinde Yapılacak İşlem

Madde 14- Servislerde ya da kişilerde bulunan dosyalar ile ilgili yeni bir yazı geldiğinde, bu yazı Evrak ve Dosya Şefliği tarafından dosyasının bulunduğu servise ya da kişiye gönderilir. Burada dosyasına bağlandıktan sonra işleme girer.

Evrak Kayıt İşlemi

Madde 15- Gizli, kişiye özel, ivedi, önemli ve değerli yazılar ile telgraflar için özel bir "Kayıt Defteri" tutulur.

Yanlış gelen Evraka Uygulanan İşlem

Madde 16- a. Zarf üzerinden Enstitü‘ye ait olmadığı anlaşılan evrak işleme konmaksızın derhal geri çevrilir.

b. Yanlış geldiği zarf açıldıktan sonra anlaşılan evrak, yanlışlığı açıkça belirten bir not eklenerek gitmesi gereken kuruluşa gönderilir.

c. Gideceği kuruluş saptanamayan evrak ise yine bir not ile birlikte geldiği yere iade edilir.

Evrak Üzerinde Yapılacak İşlemler

Kolilere Yapılacak İşlemler

Madde 17- Kolilere, diğer evraka yapılan işlemin benzeri uygulanır.

Taslak Yazıların Hazırlanması

Madde 18- Evrak üzerinde işlem yapacak görevli dosyayı inceleyerek cevabın taslağını hazırlayıp, gerekli gördüğü kişilerle danışmalarda da bulunarak kesin biçimini verdikten sonra, bunu ataş ile dosyaya iliştirerek yazılmak üzere sekreterlere gönderir.

Taslak Yazıların Kapsamı

Madde 19- Taslak yazılar şu noktaları kapsar.

a. Dosya Planına göre verilecek yazının dosya numarası,

b. Varsa eki,

c. Yazının konusunu belirtecek biçimde özeti,

d. Birden fazla yere gönderilecekse dağıtım planı,

e. Yazıyı imza edecek kişinin adı, soyadı ve ünvanı,

f. Yazıyı hazırlayanın adı ve soyadı.

Sekreterler daktilo ettikleri yazıları biçim ve aslına uygunluk açısından gözden geçirip gerekli düzeltmeleri yaptıktan sonra ilgiliye gönderirler.

Kopya Sayısı

Madde 20- a.Yazılar genellikle, bir asıl ve bir kopya olarak yazılır. Ancak, yazının birden çok yere gönderilmesi gerekiyorsa, evrakın gerekli sayıda kopyası çıkartılır.

b. Bunlar dışında, kişiler tarafından özel dosyalarda saklanmak gibi amaçlarla ya da ileride gerek duyulacağı düşüncesiyle kopya sayısı artırılamaz.

Yazıların Parafe ve İmza Edilmesi

Madde 21- a. Daktilo edilmiş yazılar, ilgili tarafından gözden geçirildikten sonra, dosyada kalacak kopyası parafe edilerek imzalanması sağlanmak üzere dosyası ile birlikte Genel Müdür ya da Yardımcısının Sekreterlerine gönderilir.

b. Yazının Genel Müdür ya da Genel Müdür Yardımcısı tarafından imzalanmasından sonra evrak dosyası ile birlikte yazıyı hazırlayana iade edilir.

c. İlgili, dosya kapağındaki işlem çizelgesini parafe ettikten sonra evrakı ve dosyayı Evrak ve Dosya Şefliğine gönderir.

Birden Fazla Dosyayı İlgilendiren Evrak

Madde 22- a. Kural olarak yazıların hazırlanmasında, yazının birden fazla dosya ile ilgili olmamasına özen gösterilir.

b. Hazırlanan yazının birden çok dosya ile ilgili olmasında zorunluluk bulunduğu taktirde yazı ilgili dosya sayısınca kopyalı olarak hazırlanır ve her dosyaya bir kopya konur.

Enstitü‘ye Gelen Bir Yazıya Cevap Teşkil Etmeyip Resen Düzenlenen Evrak

Madde 23- Hazırlanacak yazı Enstitü‘ye gelmiş bir yazının karşılığı olmayıp resen düzenlendiği takdirde, görevlilerce yazının ilgilendirileceği dosya Evrak ve Dosya Servisinden istenerek işleme başlanır ve düzenlenecek taslak yazılarda bu yönetmeliğin 18-22 nci maddelerinde belirlenen esaslara göre hareket edilir.

Hiç bir biçimde, dosyaya bağlanmamış evrak düzenlenemez ve işleme konamaz.

Enstitü İçinde Yapılacak Yazışmalar

Madde 24- a. Genel olarak, Enstitü içinde haberleşme yazılı yola başvurmaksızın sözlü ilişki yolu ile sağlanır.

b. Yazışma yoluna gidilmesi zorunlu görüldüğü takdirde, Enstitü dışına gönderilen evraka uygulanan ve yukarıda açıklanmış bulunan işlemler, iç yazışmalar için de geçerlidir.

Çabuklaştırma

Madde 25- Yazdığı yazının bir süre sonra çabuklaştırılmasını gerekli gören ilgili, bu evrak imzadan çıkıp dosyası yerine gönderildiği sırada dosya üzerine T.G. (Tekrar Göreceğim) harflerini ve dosyayı istediği günü yazar.

Evrak ve Dosya Şefi bir ajandadan yararlanarak o tarihte dosyayı isteyene gönderir.

İlgili dosyayı inceleyerek işlemin çabuklaştırılması gerektiğine karar verdiği takdirde bu hususu düzenleyeceği bir mektupla sağlar.

Bu mektup izlenen yazının konusu ve kapsamı hakkında belirli bir fikir verecek ve ne istendiğini açıklayacak nitelikte olur.

Giden Evraka Uygulanan İşlemler

Giden Evrakın Gönderme İşlemleri

Madde 26- Tamamlanmış ve imzalanmış olan evrakın bulunduğu dosyayı alan Evrak ve Dosya Şefliği:

a. Yazıları ve eklerini kontrol eder, evrakın asıl ve kopyalarına o günün tarihini daktilo ile yazar,

b. Yazıların gidecek nüshalarını zarflar, tartar ve gerekli pulları yapıştırır,

c. Posta ile gidecek evrakı Posta Zimmet Defterine kaydeder,

d. Enstitü Dağıtıcısı tarafından elden götürülecek her türlü evrakı da Zimmet Defterine kaydederek, adreslerine teslim edilmek üzere Enstitü Dağıtım Memuruna verir,

e. Yazıların kopyalarını dosyaya kaldırır.

Elden Gidecek Yazıların Dosyalanması

Madde 27- Elden gidecek yazıların da o yazıyı yazdıranlar tarafından Evrak Servisinden geçirilmesi ve kopyalarının kişilerde kalmayarak dosyasına bağlanması sağlanır .

ÜÇÜNCÜ KISIM
Dosyalama İşleri

Dosyalama Sistemi

Madde 28- Tüm Enstitüyü kapsamak üzere merkezi bir dosya sistemi kurulmuştur . Sistemin uygulanmasında bu Yönetmeliğe ek olarak hazırlanan Dosya Planı esas alınır.

Genel Esaslar

Madde 29- a. Enstitüye gelen ve Enstitüde düzenlenen her türlü resmi evrak bu sisteme göre açılan dosyalarda toplanır, bunun dışında açılan dosyalara konulmaz.

b. Dosyaların tümü, bu Yönetmelikte belirtilen ayrıcalıklar dışında, Evrak ve Dosya Servislerinde saklanır, işlem için servislere ya da kişilere gönderilen dosyalar, işlem tamamlanır tamamlanmaz Evrak ve Dosya Servisine iade edilir.

c. Hiç bir evrak, dosyasına bağlanmadan işleme konmaz ve hiç bir evrak dosyasından ayrılmaz.

d. Enstitüde düzenlenen çeşitli eğitim programlarına katılanların adları ve bağlı oldukları kuruluşları gösterir listeler, ders çizelgeleri, konu programları vb. Enstitüce düzenlenen fakat resmi yazışma niteliği taşımayan belgelerin o konuda açılmış olan dosyalarda bir arada ve eksiksiz olarak tutulması, o işleri sürdüren görevliler tarafından sağlanır.

e. Enstitü Yönetim Kurulu, İcra Komitesi ve Akademik Kurul kararları bu amaçla düzenlenen defterlere yapıştırılarak saklanır.

Ayrıca kararların birer kopyası bu amaçla açılmış bulunan dosyalarda tarih veya numara sırası esas alınmak suretiyle saklanır.

Dosyaya konulmasında sakınca görülüp yalnız ilgili olduğu deftere yapıştırılan kararlar için, dosyaya o kararın gün ve sayısını gösteren bir kağıt konur.

Tasnif Sistemi

Madde 30- Evrakın tasnifi ve dosyalanması, "Konuya Göre Tasnif" sistemine uygun olarak "Tek Konu-Tek Dosya" esasına ve hazırlanan Dosya Planına göre yapılır.

Dosya Planı

Madde 31- a. Dosya Planı, ana konular ile bunların alt ve tek konulara bölünme biçimini gösterir.

b. Enstitü personelinin her birinde bir Dosya Planı bulunur. Yazışmalarda ve evraka numara verilmesinde Dosya Planından yararlanılır.

c. Dosya Planı Evrak ve Dosya Servisi tarafından en son duruma göre sürekli olarak geliştirilir ve her takvim yılı başında Genel Sekreterlikçe çoğaltılarak Enstitüde görevli tüm personele dağıtılır.

Dosya Açılması

Madde 32- a. Dosyalar Evrak ve Dosya Şefi tarafından Dosya Planına uygun olarak açılır. Bu konuda Evrak ve Dosya Şefi resen karar verebileceği gibi Enstitüde görevli tüm personel de bu husustaki istek ve önerilerini Evrak ve Dosya Şefine bildirir,

b. Dosyalar ancak o konu ile ilgili evrak bulunduğu takdirde açılır, evrak olmadan dosya açılmaz.

c. Açılan her dosya derhal Dosya Planına kaydedilir. Dosya Planına kaydedilmeden hiç bir dosya açılmaz ve kullanılmaz.

d. Her araştırma, eğitim programı, basılacak kitap vb. için ayrı dosya açılır ve o işe ait her türlü işlem bu tek dosyada başlar ve biter. O işin çeşitli aşama ya da işlemleri için ayrı dosyalar açılmaz.

e. Her konuya ancak bir dosya numarası verilir ve bir dosya açılır. Dosya Planının sürekli olarak gözönünde bulundurulması ve dikkatle incelenmesi sağlanarak mükerrer dosya açılması önlenir.

f. Evrak ve Dosya Şefliğince yeniden açılıp Dosya Planı eklenen dosyaların numara ve adları Genel Sekreterlikçe derhal çoğaltılarak Enstitü personeline dağıtılır. Enstitü personeli de yeni açılmış dosyaları kendi Dosya Planlarına işleyerek Dosya Planlarını son durumda tutarlar.

Dosya Numaralama, İşaretleme ve Başlık Koyma İşlemleri

Madde 33- Dosyaların üzerine dosya işareti ve dosya adı yazılır..

a. Dosya İşareti (Numarası )

Dosya Planındaki Ana, Alt ve Tek Konu (işaretinin) Numarasının birlikte yazılmasından oluşur.

b. Dosya Adı :

Ana ve alt konu gruplarının adları ile birlikte tekil dosyaya verilen addan oluşur. Özellikle tekil konulara (dosyalara) verilecek adın, dosya kapsamını tam ve açıklıkla belirtecek ve dosyayı öteki dosyalardan kesinlikle ayıracak nitelikte olarak saptanmasına özen gösterilir.

Dosyaların Bölünmesi

Madde 34- A. Konu Bakımından Genişleyen Dosyalar:

Açılmış olan dosyalar zaman içinde yeni konulara ayrılabilecek bir gelişme gösterdiği takdirde dosya, yeni dosyalara bölünür. Bu konuda Evrak ve Dosya Şefi karar verebileceği gibi, Genel Müdür tarafından bu konu ile görevlendirilen Danışmanın görüşünden de yararlanılır.

B. Miktar Bakımından Çoğalan Dosyalar:

Bir konuya ilişkin evrak tek dosyaya sığmayacak kadar çoğaldığı takdirde, aynı dosya işaretini ve adını ve buna ek olarak A,B,C, gibi sıralama işaretini taşıyan birden çok dosya açılabilir.

Bu dosyalar dosya çekmecelerinde bir arada bulundurulur ve Dosya Planında açılan tüm dosyalar gösterilir.

C. İçindeki Evrakın Özelliği Bakımından Bölünebilen Dosyalar:

Proje, harita, rapor vb. gibi dosyalarda saklanması olanağı olmayan döküman esas dosyadan ayrılır ve bu amaçla özel bir saklama biçimi ve yeri saptanır.

Dosyaların bu biçimde bölünmüş olduğu ve özellik taşıyan belgelerin nerede saklandığı ilgili dosyaya konacak bir form ile belirlenir.

İş Dosyaları

Madde 35- Özellikle araştırma işleri ile ilgili olarak hazırlık çalışmaları sırasında iş dosyaları açılabilir. Dosyaya konu teşkil eden iş tamamlanınca bu dosyadaki evrak gözden geçirilir, ayıklanır ve saklanması zorunda görülen evrak asıl dosyaya geçirilir. Öteki evrak yok edilir.

Esas dosyaya girmesi zorunlu olan evrak hiç bir zaman İş Dosyalarına konulamaz.

Enstitü Personelini İlgilendiren Yazılar ve Bunların Konulacağı Dosyalar

Madde 36- Enstitü akademik ve idari personelinin her biri için özlük dosyaları dışında birer Kişi Dosyası açılır. Bu dosyalar alfabetik esasa göre Evrak ve Dosya Servisinde bulunur.

Enstitü personelini ilgilendiren yazılar dört kopya yazılır.

Bunlardan:

a. Birinci kopya gideceği yere gönderilir.

b. İkinci kopya ilgilinin özlük dosyasına konmak üzere Personel Müdürlüğüne gönderilir.

c. Üçüncü kopya bu amaçla Evrak ve Dosya Servisinde tutulan Kişi Dosyasına konur.

d. Dördüncü kopya ilgili yazışma dosyasına eklenir.

Gizli Dosyalar

Madde 37- Gizli dosyalar dosya planına göre açılır ve Genel Müdür Yardımcısı tarafından saklanır. Bu durum dosya planında açıklanır.

Belirli Konusu Olmayan Dosyalar

Madde 38- Genel ve müteferrik gibi adlar altında belirli konusu olmayan hiç bir dosya açılmaz.

Yitik Dosyalar

Madde 39- a. Evrak ve Dosya Şefliği tarafından servise ya da kişilere verilen tüm dosyaların Hatırlatma Kartına işlenmesine özen gösterilerek ve dosya el değiştirmelerinin Evrak ve Dosya Şefliğine bildirilmesine önem verilerek dosyaların kaybolma olasılığı olanak oranında ortadan kaldırılır.

b. Bu noktalara özen gösterilmesine karşın yine de bulunamayan dosya olduğu takdirde, bu dosya ile ilgilendirilen evrak, üzerinde yitik dosyanın numarası ve "Geçici Dosya" deyimi yazılan yeni bir dosyada toplanır.

Asıl dosya bulunduğu takdirde evrak yerine geçirilerek geçici dosya yok edilir.

Asıl dosyanın bulunmaması halinde geçici dosya, üzerindeki kâğıt silinerek esas dosya haline geçirilir.

Ölü Dosyalar

Madde 40- a. Dosyalar ancak o dosyaya girecek evrak olduğu takdirde açılarak ölü dosyaların ortaya çıkması önlenir.

b. Yazışma yapıldığı için açılmış olmakla birlikte sonradan işlenmez hale gelen dosyalar, yıl sonunda arşive kaldırılır.

Dosya İsteme

Madde 41- Dosya isteme Evrak ve Dosya Şefliğine telefon ile ya da doğrudan doğruya başvurma yoluyla yapılabildiği gibi, Dosya İsteme Fişi doldurulup Evrak ve Dosya Servisine gönderilerek istenebilir. (Ek:4)

Dosyaların İzlenmesi

Madde 42- a. Evrak ve Dosya Şefliği servislere ve kişilere verilen her dosyanın yerine, bir Hatırlatma Kartı koyar. (Ek:1)

b. Dosyalar üzerinde bir işlem yapılacak olduğu takdirde elde tutulur ve işlem biter bitmez dosya üzerindeki ilgili yer parafe edilerek Evrak ve Dosya Şefliğine gönderilir.

c. Evrak ve Dosya Şefi her hafta sonunda bu kartları gözden geçirerek servislerde ya da kişilerde kalan dosyaların geri gönderilmelerini sağlar.

Dosyaların El Değiştirilmesi

Madde 43- İlke olarak dosya, bir servisten ya da kişiden diğerine Evrak ve Dosya Servisi aracılığıyla gönderilir. Dosyalar bir görevliden başka bir görevliye doğrudan havale edildiği ya da gönderildiği takdirde, durum Evrak ve Dosya Şefine bildirilerek Hatırlatma Kartında yazılı adın değiştirilmesi sağlanır.

Tekrar Görülecek Dosyalar

Madde 44- Dosya üzerinde işlem yapan görevli bir süre sonra dosyayı tekrar görmek istediği takdirde dosya kapağındaki işlem çizelgesi üzerine T.G. işareti koyar, yanına parafe eder ve görmek istediği tarihi yazar.

Bu tür dosyaların saptanan günde Evrak ve Dosya Şefliği tarafından ilgiliye gönderilmesi bir ajandadan yararlanılarak sağlanır.

Dosya İçindeki Evrakın Gözden Geçirilmesi

Madde 45- Dosya içindeki evrak işlem tamamlanıp dosyanın yerine kaldırılması sırasında, aşağıdaki yönlerde bir kontrolden geçirilerek aksaklıkların düzeltilmesi sağlanır.

a. Dosyaya yanlış girmiş evrak var mıdır?

b. Evrak dosyaya kronolojik sıraya uygun olarak yerleştirilmiş midir?

c. Dosyanın bölünmesine gerek var mıdır?

d. İlgi fişleri tamam mıdır?

e. Dosya içinde unutulmuş müsvedde kağıtlar ya da elle yazılmış notlar var mıdır? Varsa bunlar ilgili ile görüşülerek yok edilir.

Evrak ve Dosya Şefi özellikle araştırmalara ilişkin dosyaların noksansız olmasını, bu dosyaların araştırma isteğinden başlayarak çalışmanın bütün evrelerini kapsamasını ve araştırma raporunun bir kopyasının da dosyaya girmesini sağlar. Diğer kopyalar Kütüphane Dokümantasyon Merkezinde belli bir düzen içinde saklanır.

Dosyadan Evrak Çıkarma ve Koyma

Madde 46- a. Kural olarak evrak dosyası ile birlikte dolaştırılır, dosyasından ayrılamaz.

b. Zorunlu ve ayrıcalıklı bir durumda evrakın dosyadan ayrılması gerektiği takdirde dosyaya, ayrılan evrakın tarihi, numarası, konusu, evrakın verildiği yer vb. bilgileri kapsayan bir not konur.

c. Dosyadan evrak çıkarma ve koyma işi salt Evrak ve Dosya Şefi tarafından yapılır. Öteki görevliler böyle bir gerek gördükleri takdirde durumu Evrak ve Dosya Şefine bildirerek işlemin kendisi tarafından yapılmasını sağlarlar.

Dosya İçindeki Evrakın Bölünmesi

Madde 47- İlke olarak dosyalar oluştuktan sonra içindeki evrak bölünerek yeni bir dosya açılmaz. Ancak çok zorunlu ve yararlı görülürse, ilgili ve yetkili kişilerin görüşü de alınarak Evrak ve Dosya Şefi tarafından dosyadaki yazıların bir kısmı ayrılarak yeni bir dosya oluşturulur. Yeni dosya derhal Dosya Planına eklenir.

Evrakın Dosyaya Konuş Biçimi

Madde 48- Evrak ve Dosya Servisine gelen her evrak burada üzerlerindeki iğne ve ataşlar çıkarıldıktan sonra ortasından delinerek ve tarih sırasına göre dosyaya takılır.

Birden Çok Dosyayı İlgilendiren Evrakın Dosyalanması

Madde 49- a. Enstitüden gönderilen yazılar birden çok dosyayı ilgilendirdiği takdirde ilgili dosya sayısı kadar fazla kopyalı olarak yazdırılır ve her dosyaya bir nüshanın konması sağlanır.

b. Dışardan gelen yazılar birden fazla dosya ile ilgili olduğu takdirde, evrakın en çok ilişkili olduğu dosyaya konur, öteki dosyalara yazının tarihi, numarası, geldiği yer, konusu vb. gibi bilgileri kapsayan İlgi Fişleri takılır. (Ek:3)

c. Araştırma Raporlarını düzenleyenlerin kişisel dosyalarına, raporların ilişkili olduğu dosyaları gösterir birer İlgi Fişi konur.

Kullanılacak Dosya Cinsi

Madde 50- Enstitüde Devlet Malzeme Ofisinin kabul ettiği nitelik ve şartları taşıyan, üst kapağına İşlem Çizelgesi basılmış telli dosyalar kullanılır.

Dosyaların Saklanması

Madde 51- a. Kural olarak dosyalar Evrak ve Dosya Servisinde saklanır.

b. Sürekli olarak el altında bulundurmaları zorunlu görülen Muhasebe, Malzeme, Derleme ve Yayın, Öğrenci İşleri ve Personel vb. dosyaların bir bölümü, Genel Sekreterin iznine bağlı olarak ilgili servislerde saklanabilir.

c. Gizli Dosyalar Genel Müdürlükçe uygun biçimde saklanır.

d. Dosyaların saklanması için Devlet Malzeme Ofisi standartlarına uygun olarak yapılmış çekme gözlü çelik karteks dolapları kullanılır.

e. b ve c fıkralarında söz konusu edilen dosyaların saklama yerleri Dosya Planında açıkça belirtilir.

Dosyaların İşlemden Kaldırılması, Ayıklama ve Arşive Geçiş

Madde 52- Dosyaların işlemden kaldırılması, ayıklama işleri ve arşive geçiş ayrı bir yönetmelikle saptanacak esaslar içinde yürütülür.

Söz konusu yönetmelik düzenleninceye kadar, genel olarak iki yıldan beri üzerinde yazışma yapılmayan konulara ilişkin dosyalar, işleyen dosyalardan ayrılarak ayrı bir dolap içinde toplanır.

Bu tür dosyalar, işleyen dosyaları gösteren Dosya Planından çıkarılır ve "İşlemden Kaldırılan Dosyalar" başlığını taşıyan bir "Fihrist"e eski işaret ve adı ile kaydolunur.

Ayıklama ve arşiv işlerine ilişkin esaslar saptandığında işleme önce bu dosyaların gözden geçirilmesi ile başlanır.

Sistemin Geliştirilmesi

Madde 53- Enstitü Evrak ve Dosya Sistemi, üç yılda bir kez gözden geçirilerek sistemin geliştirilmesi konusundaki öneriler bir rapor halinde Genel Müdürlüğe sunulur.

Bunun dışında Enstitüde görevli tüm personel sisteminin geliştirilmesine ilişkin önerilerini her zaman Genel Müdürlüğe ya da Genel Sekreterliğe bildirirler.

Konu üzerinde inceleme yapan uzmanlarca incelenen öneriler, bu husustaki görüşleri ile birlikte Genel Müdürlüğe iletilir.

Evrak ve Dosya Danışmanı

Madde 54- Evrak ve Dosya hizmetinin gereken düzen içinde yürütülebilmesini sağlamak amacıyla, Genel Müdür tarafından Organizasyon ve Metot dersi okutan bir öğretim üyesi "danışman" olarak görevlendirilebilir.

Hizmetin yürütülebilmesinde güçlükler ve tereddütlerle karşılaşıldığı ya da ilgililerce sistemin geliştirilmesine ilişkin öneriler yapıldığında Danışmanın görüşü alınarak gereği yapılır.

Sistemin Uygulanmasına Geçiş

Madde 55- Bu Yönetmelik yürürlüğe girdiği tarihte:

a. Yeniden düzenlenmiş bulunan Dosya Planı da uygulanmaya konur.

b. Yeni dosya Planına alınmayan (işlemi bitmiş) dosyalar ayrılarak eski Dosya Planı esas alınmak üzere arşive kaldırılır.

c. Söz konusu olan dosyalar arşive kaldırılırken bir alfabetik Dosya Fihristi hazırlanır.

d. Arşive kaldırılan ve yeni Dosya Planına alınıp işlemde bırakılan dosyalar Dosya Planı ile Dosya Fihristinde işaretlenir.

Yürürlük

Madde 56- Bu Yönetmelik 1 Nisan 1985 tarihinde yürürlüğe girer.

Yürütme

Madde 57- Bu Yönetmelik Türkiye ve Orta Doğu Amme idaresi Enstitüsü Genel Müdürü tarafından yürütülür.

 

Ek : 1

HATIRLATMA KARTI

 

 

D O S Y A N I N

İşaretleri

Numarası

 

Adı

Verildiği

Servis ya da Kişi

Tarih

 

 

 

 

 

Ek: 2

DOSYA TRANSFER FİŞİ

 

 

Dosyanın Başlığı

(Adı)

 

 

Dosya No

 

Dosyayı Gönderenin

Birimi, Adı ve Soyadı

 

Dosyanın Gönderildiği

Birim ve

Alanın Adı, Soyadı

 

Transfer (Gönderme)

Tarihi

 

.

...../......./ 198

Ek: 3

İLGİ FİŞİ

 

Y A Z I N I N

Geldiği Yer

Tarihi

Numarası

Aslının Konduğu Dosya No:

 

 

 

 

Ö Z E T

 

 

Ek:4

DOSYA İSTEME FİŞİ

 

Dosya Başlığı

(Adı)

 

 

Dosya No

 

 

İsteyen Servis

 

İsteyenin Adı, Soyadı

Ve İmzası

 

Dosyanın Verildiği

Tarih

 

..../.... /198